Microsoft 365 kündigen oder bleiben? Was KMU vor der Preiserhöhung 2026 prüfen sollten

Microsoft 365 Business Basic kostet 6 Euro im Monat. Pro Nutzer. Das klingt überschaubar. Doch was viele KMU erst bei der nächsten Budgetrunde bemerken: Das ist nicht annähernd das, was sie am Ende wirklich zahlen.

Dieser Artikel zeigt, welche Kostentreiber sich hinter den Listenpreisen verstecken – und welche Alternativen es gibt, bevor die nächste Preiserhöhung greift.

Die Ausgangslage: Günstig einstellen, teuer bleiben

Microsoft 365 ist in Deutschland weit verbreitet. Für viele KMU ist es gesetzt – aus Gewohnheit, weil alle es nutzen, oder weil der Einstieg tatsächlich günstig war. Die Einstiegspakete kosten wenige Euro pro Nutzer und Monat, der Umstieg von lokalen Office-Lizenzen erschien vor einigen Jahren wie ein Schnäppchen.

Das Bild trübt sich, sobald man genauer hinschaut. Die eigentlichen Kosten setzen sich aus mehreren Schichten zusammen – und nicht jede davon ist auf den ersten Blick sichtbar.

Kostenfaktor 1: Die Lizenz, die Sie haben, reicht oft nicht aus

Das Einstiegspaket Microsoft 365 Business Basic enthält kein vollständiges Office-Paket für den Desktop. Word, Excel und PowerPoint laufen nur im Browser oder auf mobilen Geräten. Wer die klassischen Desktop-Anwendungen braucht – und das tun die meisten Büroarbeitsplätze –, braucht mindestens Business Standard.

Damit steigt der Preis von 6 auf knapp 12 Euro pro Nutzer und Monat. Bei einem Unternehmen mit 15 Mitarbeitern sind das bereits über 2.000 Euro pro Jahr – allein für die Basislizenz.

Wer zusätzlich erweiterte Sicherheitsfunktionen benötigt – und das empfehlen IT-Sicherheitsstandards wie NIS2 für immer mehr Betriebe –, landet schnell bei Business Premium für rund 22 Euro pro Nutzer. Fast das Vierfache des Einstiegspreises.

Kostenfaktor 2: Die Preiserhöhung kommt – und sie ist nicht klein

Ab dem 1. Juli 2026 hebt Microsoft die Listenpreise für alle kommerziellen Microsoft-365-Abonnements an. Je nach Paket liegt die Erhöhung zwischen etwa 9 und 25 Prozent. Business Basic steigt um rund 17 Prozent, Business Standard um 12 Prozent.

Microsoft begründet die Erhöhung mit dem Ausbau von KI-Funktionen, insbesondere der Integration von Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Für Unternehmen, die diese KI-Features nicht aktiv nutzen werden, bedeutet das schlicht: mehr zahlen für Funktionen, die man nicht braucht.

Unternehmen, deren Jahresabonnement sich noch vor dem 1. Juli 2026 verlängert, können die alten Preise für einen weiteren Abrechnungszeitraum sichern. Wer das verpasst, zahlt ab der nächsten Verlängerung automatisch mehr.

Kostenfaktor 3: Backup ist nicht inklusive

Das ist einer der am häufigsten übersehenen Punkte: Microsoft sichert Ihre Daten in OneDrive und SharePoint – aber nicht gegen versehentliches Löschen über einen längeren Zeitraum, nicht gegen Ransomware-Angriffe, die Daten verschlüsseln, und nicht in dem Umfang, den die DSGVO und GoBD für eine revisionssichere Archivierung verlangen.

Der standardmäßige Papierkorb in OneDrive hält gelöschte Dateien 93 Tage vor. Danach sind sie weg. Für eine rechtssichere, langfristige Datensicherung brauchen Unternehmen ein zusätzliches Backup-Tool. Anbieter wie Veeam, Acronis oder spezialisierte Microsoft-365-Backup-Lösungen kosten je nach Umfang zwischen 3 und 8 Euro pro Nutzer und Monat – on top.

Kostenfaktor 4: Compliance und Sicherheit kosten extra

Wer Microsoft 365 DSGVO-konform betreiben möchte, stößt schnell an die Grenzen der Standardkonfiguration. Erweiterte Compliance-Funktionen – etwa für die E-Mail-Archivierung nach GoBD, für Audit-Logs mit langer Aufbewahrungsdauer oder für Information-Protection-Richtlinien – sind in den Business-Paketen nicht oder nur eingeschränkt enthalten.

Sie gehören zu Microsoft 365 Business Premium oder zu separaten Add-ons aus dem Compliance-Portfolio. Das summiert sich: E-Mail-Archivierung, erweiterte Sicherheitslogs, Data Loss Prevention – wer das vollständig abbilden möchte, zahlt schnell 5 bis 10 Euro mehr pro Nutzer und Monat.

Hinzu kommt ein grundsätzliches Datenschutzproblem: Microsoft und seine Dienste unterliegen dem US Cloud Act. Das bedeutet, dass US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen Zugriff auf in der Microsoft-Cloud gespeicherte Daten verlangen können – auch wenn die Server physisch in der EU stehen. Das ist kein Randproblem, sondern ein handfestes unternehmerisches Risiko, das im Umgang mit sensiblen Mandanten- oder Kundendaten relevant wird.

Kostenfaktor 5: Ungenutzte Lizenzen

In der Praxis zahlen viele KMU für mehr Lizenzen, als tatsächlich aktiv genutzt werden. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben und deren Konten nicht sauber deaktiviert wurden. Saisonkräfte, die längst weg sind. Lizenzen, die für einen Bedarf angeschafft wurden, der nie eingetreten ist.

Bei monatlicher Abrechnung fällt das kaum auf – ein paar Euro hier, ein paar dort. Über ein Jahr summiert sich das bei einem 15-Personen-Betrieb mit zwei oder drei ungenutzten Lizenzen auf mehrere Hundert Euro.

Kostenfaktor 6: Der Zahlungsrhythmus macht einen Unterschied

Wer Microsoft 365 im Jahresabo mit monatlicher Zahlung abrechnet, zahlt seit April 2025 einen Aufschlag von 5 Prozent gegenüber der jährlichen Vorauszahlung. Das klingt marginal – summiert sich aber bei mehreren Lizenzen über mehrere Jahre.

Die Gesamtrechnung: Was ein KMU wirklich zahlt

Ein kleines Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, das Microsoft 365 Business Standard nutzt und vernünftig absichern möchte:

• 15 × Business Standard: ca. 175 Euro/Monat (nach der Erhöhung ab Juli 2026)
• Backup-Lösung: ca. 75 Euro/Monat
• Erweitertes Compliance/Archivierung: ca. 60 Euro/Monat
• Gesamt: rund 310 Euro pro Monat – oder über 3.700 Euro pro Jahr

Zum Vergleich: Beim Einstieg klang es nach 6 Euro pro Nutzer und Monat – also 90 Euro monatlich für 15 Personen.

Was KMU jetzt tun sollten

Sofort:

• Lizenzübersicht erstellen: Welche Lizenzen sind aktiv, welche werden tatsächlich genutzt?
• Zahlungsrhythmus prüfen: Jährliche Vorauszahlung statt monatlicher Zahlung spart 5 Prozent
• Vertragsverlängerung prüfen: Läuft das Abonnement vor dem 1. Juli 2026 aus? Dann jetzt verlängern und die alten Preise sichern

Mittelfristig:

• Backup-Situation ehrlich bewerten: Reicht der OneDrive-Papierkorb wirklich als Datensicherung?
• Compliance-Anforderungen klären: Was verlangen DSGVO und GoBD konkret von Ihrer E-Mail-Archivierung?
• Alternativen vergleichen: Gibt es Lösungen, die denselben Bedarf zu niedrigeren Gesamtkosten abdecken?

Die Alternative: Souveräne IT ohne versteckte Kostenstruktur

Open-Source-Alternativen wie Nextcloud (Dateiablage und Zusammenarbeit), OnlyOffice oder Collabora (Office-Suite) und Mailcow oder Dovecot (E-Mail) bieten funktional vergleichbare Lösungen – ohne Lizenzkosten, ohne Cloud-Act-Problematik, ohne automatische Preiserhöhungen und mit vollem Zugriff auf die eigenen Daten.

Das bedeutet nicht, dass eine Migration für jeden Betrieb der richtige Weg ist. Wer tief in Microsoft-Workflows integriert ist, braucht eine durchdachte Strategie. Aber wer heute noch keine starke Abhängigkeit aufgebaut hat oder ohnehin über einen Wechsel nachdenkt, hat jetzt einen guten Moment, die Optionen zu prüfen – bevor die nächste Preisrunde greift.

Was würde eine souveräne Alternative für Ihr Unternehmen konkret kosten – oder sparen? Den Vergleich können Sie in unter 10 Minuten selbst durchrechnen: https://s.garsys.de/knrechner. Ich bespreche das Ergebnis gerne persönlich mit Ihnen.

Fazit

Microsoft 365 ist ein gutes Produkt – aber kein günstiges, wenn man alle Kosten ehrlich einrechnet. Die Listenpreise sind ein Einstieg, keine Vollkostenrechnung. Backup, Compliance, ungenutzte Lizenzen und die anstehenden Preiserhöhungen ab Juli 2026 machen aus einem vermeintlich günstigen Abonnement schnell eine substanzielle Ausgabenposition.

Das ist kein Grund, in Panik zu verfallen. Aber ein guter Anlass, die eigene Situation einmal nüchtern durchzurechnen.